Những thói quen giúp làm việc hiệu quả hơn

Bạn định nghĩa thế nào là một người làm việc hiệu quả? Có phải đó là một người có thể làm việc tập trung hàng giờ liền không biết mệt mỏi? Hay đó là một người có tốc độ làm việc nhanh hơn hầu hết những người khác? Hay đó là một người có thể hoàn thành nhiều việc nhất trong một khoảng thời gian nhất định? Những điều này đúng nhưng chưa đủ. Một người làm việc hiệu quả phải là một người có thể hoàn thành nhiều công việc một cách hiệu quả trong một khoảng thời gian nhất định. Điều này khác với việc hoàn thành những công việc theo kiểu “bận tối mắt tối mũi”, rất nhiều công việc không đâu nhưng lại không mang lại hiệu quả.

Ví dụ, một người có thể viết email rất nhanh và mỗi ngày có thể trả lời hàng trăm email chưa chắc đã làm việc hiệu quả hơn một người mà mỗi ngày chỉ trả lời 1 email nhưng tác động và hiệu quả mà email đó mang lại nhiều hơn cả 100 email kia.

Do đó, sự hiệu quả của công việc nói riêng và trong cuộc sống nói chung phụ thuộc vào cách chúng ta điều chỉnh bản thân mình cùng với những thói quen của mình. Ví dụ như, lựa chọn những điều gì là quan trọng để tập trung hoàn thành và hoàn thành tốt hơn hẳn những người khác, đó là cách để chúng ta nâng cao sự hiệu quả trong công việc của mình.

Khoa học 247 xin giới thiệu một số cách để làm tăng hiệu quả trong công việc và cuộc sống.

1. Loại bỏ những gì không quan trọng và tập trung vào những điều quan trọng

Trong công việc và cuộc sống hàng ngày, luôn có những điều quan trọng và những điều khác không quan trọng. Cũng giống như trong kinh doanh, chúng ta có thể áp dụng tỷ lệ 20/80 trong những công việc hàng ngày. Nghĩa là những việc quan trọng chỉ chiếm 20% thời gian làm việc nhưng lại mang lại đến 80% hiệu quả trong công việc nói chung. Trong khi những công việc không đâu chiếm đến 80% thời gian chúng ta làm việc nhưng chỉ đem lại 20% trong hiệu quả công việc chung.

Trong mọi công việc, hãy xác định việc nào là quan trọng và việc nào là không quan trọng. Hãy tập trung hoàn thành những công việc quan trọng đóng góp nhiều cho hiệu quả công việc chung. Đối với những việc không quan trọng, chúng ta có thể làm sau, hoặc dồn chúng lại để làm một lúc, thậm chí, có những việc có thể bỏ qua bởi nó không có ảnh hưởng gì đến công việc chung cả.

2. Nghỉ ngơi đúng cách

Nghe thật lạ lùng, nhưng việc nghỉ ngơi đúng cách thực sự giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn. Đừng nghĩ rằng phải làm việc liên tục, không biết mệt mỏi như một robot thì mới là hiệu quả. Thực tế, với những con người như chúng ta, làm việc liên tục chỉ làm cho công việc kém hiệu quả hơn bởi càng làm việc liên tục, chúng ta càng mệt mỏi về thể chất và tinh thần, dẫn đến sự kém tập trung và kết quả công việc không cao.

Ví dụ, trung bình, chúng ta có thể viết 1000 từ mỗi giờ. Trong hai giờ đầu, chúng ta có thể viết được khoảng 1000 từ mỗi giờ, nhưng trong 2 giờ tiếp theo, có thể chúng ta chỉ viết được 700 từ mỗi giờ, và 2 giờ tiếp sau nữa, chỉ còn 400 từ mỗi giờ. Sự giảm của tốc độ viết này là do chúng ta mệt mỏi, khó tập trung hơn. Chưa kể đến nội dung của những từ viết được trong những giờ sau không chất lượng như trong hai giờ đầu tiên. Đó là lý do chúng ta cần có sự nghỉ ngơi thường xuyên. Việc nghỉ ngơi cũng giống như chúng ta “sạc pin” lại cho bản thân, đưa mức năng lượng trở lại mức cao, thể chất và tinh thần đều sẵn sàng để làm việc ở mức độ hiệu quả cao nhất.

Để dễ dàng theo dõi, mời các bạn quan sát hai đồ thị dưới đây. Đồ thị số 1 mô tả hiệu quả công việc thay đổi (giảm đi) theo thời gian khi không có sự nghỉ ngơi.

Đồ thị số 1 mô tả hiệu quả công việc thay đổi (giảm đi) theo thời gian khi không có sự nghỉ ngơi.

Đồ thị số 1 mô tả hiệu quả công việc thay đổi (giảm đi) theo thời gian khi không có sự nghỉ ngơi.

Đồ thị số 2 mô tả hiệu quả công việc được giữ ở mức cao nhất theo thời gian khi có những quãng nghỉ ngơi xen giữa một cách hợp lý.

Đồ thị số 2 mô tả hiệu quả công việc được giữ ở mức cao nhất theo thời gian khi có những quãng nghỉ ngơi xen giữa một cách hợp lý

Đồ thị số 2 mô tả hiệu quả công việc được giữ ở mức cao nhất theo thời gian khi có những quãng nghỉ ngơi xen giữa một cách hợp lý

Qua hai đồ thị trên, chúng ta nhận thấy rằng việc nghỉ ngơi trong thời gian làm việc không hề làm giảm hiệu quả của công việc, mà ngược lại, giữ cho hiệu quả công việc ở mức cao, cả về số lượng và chất lượng công việc được hoàn thành.

3. Hạn chế những điều làm phân tán tư tưởng

Khi làm việc, hãy hạn chế những điều khiến chúng ta phân tán tư tưởng. Ví dụ như thói quen nghe nhạc có thể khiến chúng ta mất tập trung, đồng thời làm máy tính chạy chậm hơn (nếu là nghe trên máy tính); những tin báo của facebook, email,… Hoặc trong khi làm việc, chúng ta thường có thói quen click vào các trang website không cần thiết, chỉ để “xem cho vui”.

Hãy kiên quyết loại bỏ những điều khiến chúng ta phân tán tư tưởng. Sau khi hoàn thành công việc, chúng ta có thể dành thời gian cho những việc không quan trọng này.

4. Giữ cảm hứng trong công việc

Cảm hứng khi làm việc là một yếu tốt quan trọng, không thể thay thế. Khi chúng ta yêu thích công việc mình làm, chúng ta sẽ hoàn thành nó nhanh nhất với chất lượng tốt nhất mà không cần nhiều “biện pháp nâng cao hiệu quả làm việc”. Còn khi chúng ta không thích công việc đó, dù có áp dụng bao nhiêu kỹ năng quản trị thời gian, bao nhiêu cố gắng thì hiệu quả của công việc cũng không thể đạt tối đa.

Cảm hứng khi làm việc là một yếu tốt quan trọng, không thể thay thế

Cảm hứng khi làm việc là một yếu tốt quan trọng, không thể thay thế

5. Đặt ra kỳ hạn hoàn thành công việc

Một điều quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả công việc là phải đặt ra một mốc thời gian để hoàn thành công việc đó. Nếu không có thời hạn này, chúng ta sẽ không ý thức được rằng mình cần làm việc với tốc độ ra sao, khi nào phải làm xong,… Nhờ có thời gian xác định, chúng ta sẽ tự thúc giục mình phải làm việc nghiêm túc, phải thường xuyên so sánh lượng công việc đã làm với tiến độ đề ra và phải tập trung cao độ.

6. Sử dụng các công cụ tự động

Ngày nay, công nghệ phát triển khiến chúng ta có nhiều công cụ tự động nhằm giảm thiểu thời gian chúng ta phải dùng trong công việc. Ví dụ thường gặp nhất ở văn phòng là: tự động xóa email rác, tự động xóa email sau một thời gian nhất định (30-60 ngày, tùy theo chế độ chúng ta đặt), tự động thanh toán tiền điện, nước bằng thẻ ngân hàng, các công cụ nhắc việc, ghi nhớ,… Những công việc này có thể chỉ chiếm 20-30 phút mỗi ngày, nhưng hãy hình dung nếu mỗi ngày chúng ta có thể tiết kiệm được chừng đó thời gian, thì sau một thời gian dài, chúng ta sẽ hoàn thành được bao nhiêu việc quan trọng hơn trong những khoảng thời gian đó.

Hiệu quả của công việc không phụ thuộc hoàn toàn vào số lượng công việc chúng ta làm được mà vào cách chúng ta thực hiện những công việc ấy. Một người quanh năm suốt thành quay cuồng vì công việc, bỏ quên sức khỏe, lơ là cuộc sống cá nhân thì không thể là một người làm việc hiệu quả. Hãy làm việc một cách thông minh hơn và hiệu quả hơn. Chúc các bạn thành công.

Lan Giao @ Khoa học 247., Biên soạn

Authors

Related posts

Top