Những công nghệ có bước đột phá trong năm 2014 – Phần 8

Dịch vụ cộng tác dành cho điện thoại thông minh

Điện toán đám mây

Điện toán đám mây

Điện thoại thông minh đã có được đầy đủ các phần mềm cần thiết để bước sang một kỷ nguyên mới.  

Bước đột phá: các loại dịch vụ cung cấp khả năng soạn thảo và biên tập văn bản trên điện thoại để đáp ứng nhu cầu hoàn thành các công việc văn phòng mọi lúc mọi nơi.

Những cái tên nổi bật: Quip, Quickoffice, Box, Dropbox, Microsoft, Google, CloudOn.

Vào một buổi chiều mùa thu năm trước, David Levine bắt tàu điện ngầm từ văn phòng của ông tới cuộc hẹn tại Rockefeller Center, khu midtown Manhattan. CIO 35 tuổi của hãng Artivest khi đó đang làm việc thông qua bản tin blog (blog post) cùng đồng nghiệp và các freelancer ở Boston, Crete. Levine sử dụng ứng dụng mới với tên gọi Quip để soạn thảo văn bản trên chiếc iPhone của mình, kết nối wireless của ông mất dần khi đoàn tàu F bắt đầu tiến vào hầm. Ứng dụng Quip cho phép nhóm làm việc thay đổi, bổ sung các bình luận, và trò chuyện thông qua văn bản với giao diện giống như news feed của facebook. Bất cứ khi nào điện thoại của Levine có kết nối, ứng dụng Quip sẽ đồng bộ hóa những ý kiến của Levine với tất cả mọi người trong nhóm.

Đối với những phần mềm soạn thảo văn bản truyền thống, quá trình xử lý công việc văn phòng qua email sẽ mất khá nhiều thời gian: soạn thảo email, xử lý và kiểm tra các file đính kèm, tổng hợp, đối chiếu các ý kiến đóng góp khác nhau. Thay vào đó “trong thời gian tôi đi tàu điện ngầm, bản tin đã được hoàn thành”, Levine nhớ lại, “và khi cuộc hẹn của tôi kết thúc, bản tin đó đã được đăng lên website”

Với số lượng người làm việc trên điện thoại di động và máy tính bảng ngày càng tăng, các phần mềm hỗ trợ đã có bước phát triển mới để theo kịp xu hướng này. Những ứng dụng mới đã khiến việc soạn thảo và biên tập văn bản trên các thiết bị di động trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Điều đó đồng nghĩa với việc nhu cầu sử dụng các dịch vụ lưu trữ thuộc điện toán đám mây bao gồm Box, Dropbox, Google Drive, và ­OneDrive của Microsoft cũng tăng vọt với mục đích lưu giữ và đồng bộ hóa kết quả làm việc của nhiều người sử dụng trên cùng một file vào cùng một thời điểm. Một vài dịch vụ điện toán đám mây thực hiện công việc này bằng cách phân chia file thành nhiều danh mục riêng như: các phần tường thuật ngắn, từ ngữ và thậm chí từng ký tự vào các cơ sở dữ liệu dễ thao tác. Bằng cách này, người dùng có thể dễ dàng theo dõi và hợp nhất những thay đổi trên file mà người khác đã thực hiện tại các thời điểm khác.

Giao tiếp trong công việc

Giao tiếp trong công việc

Các dịch vụ cộng tác dành cho điện thoại thông minh không đơn thuần chỉ là bản sao của các phần mềm mà chúng ta đã quen sử dụng trên máy tính, điều thú vị nhất của nó chính là việc làm nổi bật bật tầm quan trọng của sự giao tiếp giữa các thành viên trong một nhóm – điều mà tại những văn phòng thật còn tương đối hạn chế. Sự giao tiếp qua lại có vai trò quan trọng tương đương với nội dung công việc, nó là cầu nối để cả nhóm cùng làm việc theo đúng kế hoạch, là thông tin để những người mới tham gia nắm bắt công việc và làm nền tảng cho các ý tưởng sáng tạo.

Trong các phần mềm xử lý văn bản truyền thống, rất nhiều giao tiếp đã biến mất dưới dạng “note”, chú thích hoặc email. Các ứng dụng cộng tác mới có khả năng lưu giữ dòng chảy của sự giao tiếp  và nâng cao vai trò của những giao tiếp này tương đương với kết quả của cả quá trình làm việc. Các tài liệu của Box với dịch vụ cộng tác Box Notes hiển thị các avatar tại mép trái màn hình cho thấy các ý kiến đóng góp thuộc về thành viên nào trong nhóm. CloudOn – ứng dụng biên tập dùng cho văn bản của Microsoft Office dành 2 vị trí quan trọng nhất cho giao tiếp (lời nhận xét, tin nhắn) và tác vụ (biên tập, cấp phép, phê duyệt). Và Quid hiển thị các tin nhắn theo mạch logic của câu chuyện.

 “Nó giống như đi ngang qua bàn của một người nào đó và nói: hãy đọc tài liệu này và nói cho tôi biết các ý kiến của anh” Bret Taylor – người phát minh và là CEO của ứng dụng Quid, ông cũng từng là CTO của Facebook, “Ứng dụng đó mang nhiều tính chất cá nhân và cả những kinh nghiệm mật thiết – những thứ đã biến mất kể từ thời kỳ của email”

Bằng cách kết hợp dòng chảy các tin nhắn về công việc, những ứng dụng này phản ánh một sự thật rằng các giao tiếp đang có xu hướng trở nên vắn tắt hơn, thân mật hơn và nhanh chóng hơn. “Những người trẻ tuổi thích sử dụng dạng tin nhắn ngắn gọn trên điện thoại và chỉ sử dụng email cho các hình thức giao tiếp cần sự trang trọng”, Taylor nhấn mạnh.

Đối với Levine, người có thể bất chợt gửi một bản tin blog thậm chí trước khi bước xuống giường ngủ vào sáng sớm, cách làm việc qua điện thoại này thật sự phù hợp với cách sống của ông – chắt chiu từng giây trong cuộc sống cho công việc. “Ứng dụng đó giúp tôi hoàn thành những gì tôi cần làm mà không làm gián đoạn mạch làm việc của mình”, Levine nói. Ông làm việc ngay cả khi đã xuống đường tàu điện ngầm.

Kết luận: Khả năng làm việc mọi lúc mọi nơi có thể là niềm mơ ước của người này nhưng cũng có thể là ác mộng đối với người khác. Một thời đại mà công nghệ len lỏi tới từng ngóc ngách thì cũng có thể đồng nghĩa với việc trói buộc và bóp nghẹt cuộc sống. Dù vậy, lựa chọn sống như thế nào lại là quyết định của chính bạn.

mobile-addiction-phone-chained-IS-181596174

Nguồn : technologyreview
Shadowsong @ Khoa học 247, Biên tập

Authors

Related posts

Top