Bạn có đang sử dụng email đúng cách không?

Ngày nay, email là một thứ rất cần thiết đối với công việc cũng như các trao đổi thư từ của chúng ta với mọi người, nhưng bạn có sử dụng chúng một cách đúng đắn không? Những thói quen quản lý email không tốt có thể làm cho bạn làm việc không hiệu quả, vướng phải rắc rối hoặc thậm chí là gặp nhiều rủi ro đối với các thông tin cá nhân. Vậy làm sao để cải thiện việc quản lý email của bạn? Dưới đây là một số lỗi cơ bản về quản lí email mà bạn có thể mắc phải – và lời gợi ý cách giải quyết đối với các vấn đề đó.

1. Bạn theo dõi quá nhiều thứ qua email
Đọc và xóa các email cùng cũng các loại thư khác có thể là một việc đau đầu và thực sự mất thời gian đối với bạn. Hãy tự cân nhắc xem bạn có thật sự cần để tất cả những thứ đó trong hộp thư inbox không, rồi bỏ theo dõi chúng khỏi danh sách của mình hoặc thiết lập một số lệnh lọc thư để chúng tự giải quyết cho bạn.
01
2. Các bức thư của bạn quá dài
Bạn có muốn có được sự hồi đáp? Đừng làm cho những người liên hệ với bạn khó chịu. Ngắn gọn và súc tích là một bức thư có nhiều cơ hội nhận được sự quan tâm. Những bức thư dài loằng ngoằng rất có thể kết quả sẽ bị quăng vào thùng rác ngay lập tức hoặc sẽ được để đấy để đọc sau (hoặc có thể sẽ không bao giờ đc đọc).
02
3. Đẩy emails vào các thư mục
Thử sắp xếp email của bạn thành các thư mục (hoặc dùng các nhãn như của gmail) mà không có hiệu quả, vì bạn phải nhớ xem làm thế nào bạn tìm được chúng. Thay vì cố nhớ xem bạn đẩy mọi thứ vào đâu, hãy sử dụng công cụ tìm kiếm có sẵn trong hầu hết các dịch vụ thư tín và các ứng dụng.
03
4. Di chuột quá nhiều
Các phím tắt của bàn phím sẽ giúp bạn tiết kiệm được khối thời gian, kể cả khi bạn chỉ sử dụng  một ít trong số chúng. Ba nhà cung cấp dịch vụ web mail chuyên dụng (Gmail, Yahoo Mail và Outlook.com) đều hỗ trợ các phím tắt. Và nếu bạn gặp khó khăn trong việc nhớ các phím tắt, bạn có thể thường xuyên gõ phím ‘?’ để xem toàn bộ danh sách các phím tắt này.
04
5. Tin tưởng vào mật khẩu của email

Hãy ý thức rằng: các liên kết đăng nhập Google, Yahoo và Microsoft mang lại cho bạn rất nhiều dịch vụ bên cạnh dịch vụ gửi thư. Nếu tài khoản của bạn bị đánh cắp, những kẻ xấu sẽ rất dễ dàng truy cập vào các phần còn lại trong cuộc sống của bạn. Hãy sử dụng sự xác nhận kép (có thể là một mật khẩu sơ cua trên điện thoại của bạn) để tăng tính bảo mật cho tài khoản của mình.

05

Nguồn: Ehow

tieudang @ Khoa học 247., Biên dịch

Authors

Related posts

Top